Afgelopen dinsdag 26 april hebben wij ons gesprek gevoerd met maar liefst 5 medewerkers van de gemeente, deze hebben wij stuk voor stuk kunnen overtuigen van de haalbaarheid van onze plannen. Er blijven wel nog een aantal stappen die genomen moeten worden alvorens wij aan de slag kunnen. Omdat alle stappen elkaar kunnen beïnvloeden en bij het mislopen van een bepaald onderdeel voor vertraging kan zorgen doen we dat in een volgorde om juist alle onzekerheden uit te sluiten of te voorkomen.
Stap 1 – Samenspraak verenigingen:
De eerste stap die we nu op zeer korte termijn gaan nemen is een samenspraak moment organiseren met alle omliggende verenigingen. Tijdens deze samenspraak zal de gemeente ons bekend maken als potentiële huurder van het braakliggende terrein. De gemeente zal dan op basis van de meetgegevens van het geluid aantonen dat er eigenlijk weinig beletsel is voor ons als vereniging. Verder zal de gemeente wel kijken naar de parkeer mogelijkheden en of er in de piektijden van de diverse verenigingen knelpunten kunnen ontstaan door een gebrek aan parkeerruimte. Hierbij is weliswaar een kanttekening aangezien er ook 2 bedrijven met een groot parkeerterrein in de directe omgeving liggen waar we mogelijk (in overleg met de betreffende bedrijven) gebruik van kunnen maken. Toch mag de gemeente hier geen rekening mee houden qua parkeerdruk aangezien zij dit puur op de openbaar toegankelijke parkeerplaatsen moeten baseren.
Stap 2 – Lidmaatschappen in de opstart inzichtelijk maken:
De volgende stap zal voor ons als vereniging zijn de inschrijvingen van leden mogelijk maken. Aangezien wij niet direct een startdatum kunnen aangeven zullen wij de potentiële leden in laten schrijven op basis van een intentie tot lidmaatschap. De achter liggende reden voor deze intentie tot lidmaatschap is dat wij pas na de vervolg stappen een indicatie kunnen geven van de openingsdatum. Overigens is onze verwachting dat wij vrij makkelijk aan de leden aantallen kunnen komen die in ons ondernemingsplan beschreven zijn. De kosten voor het lidmaatschap van het eerste jaar zal uiteraard gebaseerd zijn op de startdatum en pro rata in rekening worden gebracht.
Stap 3 – Crowdfunding campagne starten:
Na het inschrijven van de potentiële leden en met de mogelijkheid tot bekend maken van de locatie kunnen wij start met een crowdfunding campagne. Voor deze campagne maken we gebruik van de website http://www.buurtdromen.nl van de gemeente Zoetermeer. Ons doel in deze campagne zal zijn het financieren van het kunstgras van onze baan en wij richten ons op een bedrag van € 2.000,-. De opzet hiervan is vrij eenvoudig, iedereen (ook potentiële leden, vrienden, familie en eigenlijk iedereen die er belang bij heeft) kan een donatie doen aan de club, halen wij binnen 30 dagen het bedrag van € 2.000,- dan wordt dit uitbetaald aan onze vereniging. Halen wij het niet dan wordt het geld terug gestort aan de donateurs. Krijgen we een hoger bedrag bij elkaar, dan wordt het gehele bedrag (dus ook wat er meer gedoneerd is) uitbetaald aan onze vereniging.
Stap 4 – Investeringssubsidie:
Wanneer de crowdfunding campagne succesvol is betekent dit eigenlijk dat we een financiële basis hebben waarmee we onze baan grotendeels kunnen inrichten. Toch zijn de kosten zeker meer dat de gestelde € 2.000,- en dus vragen wij ook bij de gemeente een investeringssubsidie aan. De gemeente kan tot maximaal 25% van de inrichtingskosten als subsidie verstrekken aan amateurverenigingen zoals die van ons. Het gaat hier om naar verwachting een bedrag van € 1.750.-. Met de inkomsten van de crowdfunding campagne en de investeringssubsidie zullen wij onze locatie inrichten en de baan echt aan gaan leggen, deze inkomsten zullen voor het grootste deel verbruikt worden voor de aankoop van kunstgras waar wij reeds een leverancier en een offerte van hebben liggen.
Stap 5 – Ondertekening huurcontract:
Wanneer wij bovenstaande stappen hebben genomen kunnen wij onze handtekening zetten onder het huurcontract en krijgen wij een datum wanneer wij kunnen starten met het aanleggen van de baan. Het is voor ons nog erg onduidelijk hoe snel zaken verlopen en wat de daadwerkelijke startdatum zal worden, maar vanuit ons bestuur proberen wij er natuurlijk zo veel mogelijk de snelheid in te houden.
Bovenstaande weggezet in de tijd:
Stap 1 : Wij hopen dit binnen 1 a 2 weken afgerond te hebben, half mei gereed.
Stap 2 : Start we direct mee en loopt gelijk met crowdfunding, half juni gereed.
Stap 3 : Termijn hiervoor is 30 dagen, half juni afgerond.
Stap 4 : Aanvraag is al ingediend, maar kan maximaal 13 weken in beslag nemen, aangezien we deze reeds ingediend hebben is het niet helemaal duidelijk wat de verwachting is, wij hopen op de reeds afgegeven datum van 30 juni.
Stap 5 : Kan direct na de goedkeuring van de investeringssubsidie, 30 juni.
Al met al, wanneer alles soepel loopt en zonder al te veel vertragingen hopen wij op 1 juli te starten. Gezien de voortgang en de ervaringen tot nu tot zal dit wellicht niet haalbaar zijn (zaken duren eigenlijk altijd langer dan verwacht). Gaan de startdatum echter richting 1 september dan ligt de keuze voor de hand (gezien het einde van het seizoen/redelijke weer) dat wij pas in 2017 openen. Daar hopen we uiteraard niet op, we zetten alle zeilen bij om zo snel mogelijk te kunnen starten!